La mappatura delle competenze nei sistemi di gestione

Nel complesso, le prestazioni e il miglioramento di qualsiasi sistema di gestione dipendono sempre dal coinvolgimento e dall’implementazione da parte di soggetti competenti, opportunamente formati e integrati
nell’organizzazione e nei suoi processi.

Il coinvolgimento e l’integrazione di coloro che quotidianamente lavoreranno all’interno del sistema di gestione o ne usufriranno è importante, affinché le strategie e i valori di tali soggetti siano coerenti e allineati con quelli dell’organizzazione di cui fanno parte. Quindi, identificare, sviluppare e valutare la conoscenza, le competenze e i comportamenti in maniera strutturata è essenziale per raggiungere i risultati auspicati attraverso l’implementazione del sistema di gestione.

Il punto 7.2 in diverse norme ISO prescrive all’organizzazione di determinare le competenze che incidono sull’efficienza e sull’efficacia del sistema di gestione, necessarie alla persona (o alle persone) il cui operato ricada nel campo di applicazione della norma, e di assicurare che tali soggetti siano competenti per istruzione, formazione o esperienza.
Ove pertinente, occorre intervenire per permettere di acquisire le competenze necessarie e valutare l’efficacia delle azioni intraprese, nonché conservare la documentazione relativa come attestazione del livello di competenze.

Sono state analizzate diverse aziende per come affrontino il requisito 7.2 delle nuove norme ISO ponendo
domande in relazione a tre aspetti:
1. Grado di implementazione di processi di formazione più estesi
2. Processi applicati con maggior frequenza per determinare le esigenze di formazione
3. Grado di allineamento tra implementazione pianificata ed effettiva.

Fino a che punto i seguenti processi di formazione sono effettivamente implementati nella vostra organizzazione?

Valori delle risposte:
1 = Non applicato; 2 = Parzialmente applicato; 3 = Applicato in modo strutturato; 4 = È la modalità di lavoro

La qualità, insieme con la salute e sicurezza dei lavoratori registrano in generale punteggi lievemente più alti rispetto all’ambiente per tutti i processi di formazione. Tale risultato si spiega forse con il fatto che per buona parte delle aziende, la qualità e la salute e sicurezza sul lavoro sono temi di diretto interesse per la maggioranza del personale nello svolgimento delle proprie mansioni quotidiane. Si ritiene di conseguenza che sia necessario il ricorso a un
approccio strutturato.
In ambito ambientale, si è rilevato che la formazione consiste molto spesso in una sensibilizzazione generica, anziché essere calibrata sulle singole attività lavorative. Questo approccio è particolarmente frequente fra le aziende non manifatturiere, il cui impatto ambientale è limitato. Inoltre, in alcune realtà, la mitigazione dell’impatto ambientale è
dovuta all’esito di migliorie tecniche anziché a comportamenti personali, ossia, ad esempio, grazie all’adozione di attrezzature più efficienti sotto il profilo dei consumi o di materiali/componenti alternativi nei prodotti. Ciò spiegherebbe perché alcune aziende avvertano meno l’esigenza di un approccio strutturato.

In che misura la vostra azienda utilizza i seguenti elementi come base per la valutazione delle competenze individuali per determinare le esigenze di formazione?

Valori delle risposte:
1 = Non applicato; 2 = Parzialmente applicato; 3 = Applicato in modo strutturato; 4 = È la modalità di lavoro

Le aziende con un sistema di gestione della salute e sicurezza dei lavoratori certificato raggiungono punteggi tendenzialmente più alti per l’applicazione di tutti i criteri, nonché per l’adozione di un approccio strutturato.
“Valutazione delle prestazioni individuali (valutazione dei dipendenti)” e “Specifici obiettivi/requisiti aziendali di formazione“ registrano punteggi particolarmente alti.
Molti paesi dispongono di una legislazione del lavoro che fissa requisiti in relazione alle condizioni lavorative, alla partecipazione e al coinvolgimento dei lavoratori. Di conseguenza, molte aziende organizzano consultazioni con il personale e valutazioni attraverso sistemi che tengono conto anche delle esigenze di formazione.

A che punto siete con la formazione definita in base alle esigenze: è stata erogata secondo quanto stabilito?

Valori delle risposte:
1 = Per nulla; 2 = In parte; 3 = Quasi del tutto erogata; 4 = Erogata completamente

In generale, riteniamo che il punteggio sia piuttosto alto, un dato positivo considerata l’importanza della formazione e dei vantaggi derivanti dal potenziamento delle competenze del personale.
Una prima impressione è che il punteggio coincida ragionevolmente con quel 65% circa di intervistati i quali, alla Domanda 1, hanno risposto di impiegare un approccio strutturato per l’”Efficace pianificazione e erogazione della didattica e della formazione, in base alle esigenze identificate”.

Un approccio strutturato al tema consente di sviluppare coerentemente conoscenze e competenze tecniche, motivazione e aspetti comportamentali dei singoli soggetti, monitorandone al tempo stesso i progressi. Come è noto, l’efficacia globale e il miglioramento di qualsiasi sistema di gestione dipende in ultima analisi dal coinvolgimento e dall’impegno nell’implementazione di persone motivate e competenti. Per ottenere questi risultati, tutto il personale interessato dev’essere opportunamente formato e integrato nell’organizzazione e nei suoi processi.

Tuttavia, una caratteristica comune è che per ottenere benefici veri e propri da una gestione strutturata delle competenze, occorre garantire che il proprio approccio includa i seguenti passaggi:
1. Identificare le lacune a livello di conoscenza, motivazione e/o comportamenti dei singoli.
2. Pianificare le attività di sviluppo e formazione necessarie.
3. Effettuare la formazione.
4. Procedere a un follow up sui progressi di ciascuno.

In un luogo di lavoro nel quale si sia adottato un approccio strutturato alla gestione delle competenze il clima sarà meno stressante, ad esempio, in caso di errori personali e comportamenti errati. In tale contesto, ciascuno è in grado di capire cosa fare e quando e sa riconoscere quando le cose non vanno per il verso giusto.

Il follow up resta comunque un’attività imprescindibile se si vogliono vedere gli effetti delle attività di sviluppo e formazione del personale effettuate. Qualora i benefici non fossero dell’ordine atteso, occorrerà comprendere le ragioni e adeguare l’approccio per soddisfare le aspettative.

Molte aziende fanno formazione; se tuttavia si salta uno solo dei passaggi esposti più sopra, i risultati potrebbero essere più difficili da conseguire, mentre verranno del tutto a mancare i vantaggi aggiuntivi a cui porta un approccio strutturato: è probabile che non si riescano a massimizzare i risultati pianificati.
La gestione strutturata delle competenze contribuisce inoltre all’apprendimento generalizzato all’interno dell’organizzazione, che, da sempre, matura spontaneamente grazie all’interazione costante fra le persone e fra i gruppi di lavoro nel contesto sia interno che esterno.